����ý

Cyn creu cronfa ddata, rhaid penderfynu ynglŷn â strwythur y cofnod er mwyn gwneud y defnydd gorau o’r cof ��’r storfa gynorthwyol, a gwneud y gwaith o chwilio am wybodaeth a llunio adroddiad yn haws.

Er enghraifft, mae garej gwerthu ceir yn awyddus i gofnodi manylion y ceir mae’n eu gwerthu. Cyn creu’r gronfa ddata, mae angen ateb y cwestiynau isod:

1. Pa wybodaeth sydd ei hangen?
2. Pa ddull o ddilysu sy’n bosibl?

Ar ôl ateb y cwestiynau hyn, bydd modd gwneud penderfyniadau deallus ynglŷn â strwythur y cofnod. Dyma sut y gallai ddechrau:

Wrth gynllunio cronfa ddata mae’n bwysig dewis y math cywir o faes. Mae hyn yn sicrhau bod modd defnyddio’r data sy’n cael eu storio. Mae hefyd yn gwneud y broses ddilysu’n haws. Er enghraifft, pe bai’r pris sy’n cael ei dalu am nwyddau’n cael ei storio mewn maes testun, ni fyddai’r gronfa ddata’n gallu adio pob rhif unigol i greu cyfanswm.

Meysydd allweddol

Dylai cronfa ddata bob amser gynnwys maes allweddol.

Dyma enghreifftiau o feysydd allweddol:

• rhif cofrestru car
• rhif Yswiriant Gwladol
• rhif canolfan arholi’r ysgol
• rhif ymgeisydd mewn arholiad

Storio data mewn tablau

Mae cronfeydd data yn storio data mewn tablau. Gall un ffeil cronfa ddata storio llawer o dablau, ymholiadau ac adroddiadau. Yn y tabl enghreifftiol isod mae chwe cholofn (wedi’u rhannu’n fertigol) a phedair rhes (wedi’u rhannu’n llorweddol). Mae gan bob colofn bennawd, er enghraifft, Rhif cofrestru.

Mae cronfa ddata lle mae’r holl ddata’n cael eu storio mewn un tabl yn cael ei galw’n gronfa ddata ffeil fflat.